Existen beneficios clave e innegables al utilizar activamente una sala de datos virtual en la actualidad. Para muchas personas, el concepto de "espacio de datos virtual" (abreviado VDR) sigue siendo un concepto abstracto o relacionado con una actividad muy específica. Mientras tanto, la industria de las salas de datos virtuales es algo a lo que hay que prestar atención en este momento. Los expertos predicen que durante los próximos cinco años, el mercado crecerá y las organizaciones empresariales de cualquier tamaño utilizarán soluciones de best data rooms in Mexico.
Las salas de datos, que originalmente se utilizaban para fusiones y adquisiciones, ahora son ampliamente utilizadas por empresas de diversos sectores de la economía. Su popularidad está creciendo. La razón principal es que cada vez más empresas abandonan la gestión tradicional de la oficina (en papel), así como las crecientes amenazas en el ámbito de la seguridad de la información. El objetivo principal de utilizar la funcionalidad de la sala de datos virtual es garantizar la seguridad de la información electrónica transmitida entre organizaciones.
En pocas palabras, una sala de datos virtual es un depósito en línea de documentos electrónicos que permite a las empresas gestionar información confidencial y compartirla con otras organizaciones. Este entorno es muy seguro, está cifrado mediante algoritmos similares a la banca en línea (EV SSL), el acceso a la información está limitado y estrictamente controlado por los administradores. Los administradores deciden quién puede acceder a la información, qué documentos y en qué capacidad (por ejemplo, quién puede guardar e imprimir documentos):
Invitas a los usuarios a VDR, pero puedes cancelar o limitar su acceso en cualquier momento;
De esta manera, se pueden transferir documentos comerciales importantes a empresas externas en un entorno en línea seguro y bajo control constante.
La idea detrás del uso de salas de datos virtuales es que nadie pueda acceder a la información sin la autorización adecuada y todo lo que sucede en el VDR debe informarse constantemente. Los clientes de VDR ahora pueden trabajar desde la comodidad de su oficina, las 24 horas del día, en cualquier parte del mundo, de la forma más segura y productiva posible. Debido a que el área de la sala de datos virtual se ofrece como un servicio, todo lo que necesita para utilizar el sistema es una computadora y una conexión a Internet.
Los documentos almacenados en las salas de datos virtuales actuales suelen ser privados y valiosos para la empresa propietaria. Además de la información general protegida, como la información financiera, personal, legal y estratégica, cada vez más empresas prestan especial atención a la seguridad y preservación de datos en salas de datos, como la propiedad intelectual y las patentes. La funcionalidad de la sala de datos virtual garantiza la máxima seguridad para todos los documentos almacenados en ella.
¿Cuándo es mejor utilizar el espacio de datos virtual? Las salas de datos virtuales se utilizan comúnmente para transacciones como fusiones y adquisiciones. Una medida necesaria es brindar a los inversores y sus asesores la oportunidad de familiarizarse con los documentos de la empresa para evaluar la rentabilidad y el riesgo de la inversión (due diligence). En el formato tradicional (sala de datos física), este proceso requiere mucho tiempo y dinero (cada inversor debe acudir a la empresa y comprobar los documentos en una sala especialmente designada) y requiere mucho tiempo (se realiza individualmente). Esto ocurre "una sola vez" en diferentes momentos, ya que los inversores pueden no conocer todos los datos), pero también es más riesgoso para el vendedor.
Las salas de datos virtuales actuales han reemplazado rápidamente a las salas de datos tradicionales y ahora son el estándar actual para las organizaciones de debida diligencia. Con VDR, recopilar, leer y evaluar información es un proceso mucho más eficiente que antes. Las principales ventajas son la comodidad para cada operador (todos trabajan en el mismo entorno en línea), la transparencia del proceso y el hecho de que el operador puede llegar a más inversores en todo el mundo (los operadores trabajan simultáneamente en una sala de datos virtual segura). Las soluciones VDR brindan máxima seguridad de la información y control total de las transacciones.
Por supuesto, en las salas de datos virtuales es importante contar con un estándar de seguridad válido. La seguridad de las salas de datos virtuales es la base clave de los sistemas de salas de datos virtuales. Vale la pena señalar un aspecto más. A diferencia de otros sistemas para compartir archivos, VDR cuenta con el respaldo del proveedor de servicios. El soporte está disponible las 24 horas del día e incluye soporte técnico para todos los usuarios invitados a la sala de datos virtual, así como soporte al usuario relacionado con la administración del sistema (como la descarga de archivos del proveedor de la sala de datos) o la gestión de la funcionalidad VDR para los clientes.
